Términos y condiciones

Operador: ASPIS Consulting Colombia S.A.S. — NIT 900.945.157-8

Versión y vigencia: 11 de julio de 2026

Estos Términos constituyen un acuerdo entre ASPIS Consulting Colombia S.A.S. (“ASPIS”) y quien accede a Gabi. Si una persona actúa por una empresa, declara tener capacidad para vincularla. La propuesta, orden de servicio o contrato empresarial prevalece en aspectos comerciales expresamente negociados.

1. Qué es Gabi

Gabi es una plataforma de gestión humana que permite administrar empresas y usuarios; publicar vacantes; recibir hojas de vida y postulaciones; contactar candidatos; gestionar entrevistas, pruebas, documentos y autorizaciones; apoyar vinculación laboral; organizar contratos, datos de nómina, seguridad social y beneficiarios; sincronizar calendarios; y usar automatización, OCR e inteligencia artificial como apoyo operativo.

Gabi no es empleador, agencia pública de empleo ni garante de contratación, salvo que ASPIS lo indique expresamente en un servicio particular. Cada empresa cliente define requisitos y toma sus propias decisiones laborales.

2. Usuarios y aceptación

Pueden existir cuentas de administradores, empresas, reclutadores, entrevistadores, trabajadores y candidatos. Algunas postulaciones o autorizaciones pueden realizarse mediante enlace sin cuenta. La aceptación se registra electrónicamente y tiene validez conforme a la legislación colombiana sobre mensajes de datos.

La persona debe ser mayor de edad y capaz; el uso relativo a menores solo procede con las garantías indicadas en la Política de Tratamiento de Datos.

3. Cuenta y seguridad

Los datos de registro deben ser veraces y actuales. Las credenciales son personales; el titular responde por su custodia y debe informar inmediatamente cualquier acceso indebido. Las empresas deben retirar permisos de quienes cambien de función o dejen de estar autorizados. ASPIS podrá exigir verificación, autenticación adicional o actualización de credenciales.

4. Reglas para empresas y reclutadores

La empresa usuaria se obliga a:

1. publicar información cierta sobre identidad, vacante, funciones, lugar, modalidad, remuneración y condiciones relevantes;

2. contar con base legal para cargar y tratar datos de candidatos, trabajadores, referencias y beneficiarios;

3. limitar el acceso al personal que lo necesite y conservar confidencialidad;

4. no solicitar datos excesivos o sensibles sin necesidad, autorización y salvaguardas;

5. no discriminar por motivos prohibidos ni crear filtros ilícitos;

6. revisar humanamente puntajes, resúmenes y sugerencias automatizadas;

7. atender derechos de titulares cuando actúe como Responsable;

8. configurar plazos de retención y eliminar datos cuando ya no sean necesarios;

9. no reutilizar hojas de vida para marketing, venta de bases o finalidades incompatibles;

10. cumplir normas laborales, de protección de datos, consumidor, propiedad intelectual y no discriminación.

5. Reglas para candidatos y trabajadores

El usuario debe suministrar información propia, veraz y comprobable; contar con autorización para datos de referencias o beneficiarios; no falsificar documentos, pruebas o identidad; respetar la confidencialidad de evaluaciones; y usar los canales sin acoso, fraude o contenido ilícito. Puede corregir su información y ejercer los derechos explicados en la Política de Tratamiento de Datos.

Postularse no garantiza entrevista, selección ni contratación. Las condiciones definitivas de empleo son las contenidas en el contrato celebrado con el empleador, no en una visualización preliminar de Gabi.

6. Documentos y contenidos

El usuario conserva sus derechos sobre contenidos aportados y concede a ASPIS una autorización limitada, no exclusiva y durante el tiempo necesario para alojarlos, transformarlos técnicamente, extraer información, respaldarlos y ponerlos a disposición de los destinatarios autorizados. Quien carga contenido garantiza que puede hacerlo y que este no infringe derechos de terceros.

ASPIS puede retirar contenido manifiestamente ilícito, malicioso o contrario a estos Términos, preservando evidencia cuando corresponda.

7. Inteligencia artificial y automatización

Gabi puede extraer texto de documentos, estructurar perfiles, generar preguntas, resumir información, clasificar respuestas o sugerir puntajes. Estas funciones son auxiliares, probabilísticas y pueden equivocarse. No constituyen asesoría profesional ni decisión final.

Las empresas no deberán basar exclusivamente en una salida automatizada decisiones de rechazo, contratación, sanción o terminación. Deben validar fuentes, pertinencia y posibles sesgos, permitir correcciones y garantizar intervención humana. El usuario no debe ingresar secretos empresariales ni datos sensibles innecesarios en campos destinados a instrucciones libres.

8. WhatsApp, correo y calendarios

Al facilitar un teléfono o correo y autorizar el canal, el usuario puede recibir mensajes operativos sobre postulaciones, entrevistas, pruebas, documentos o soporte. Puede solicitar el cese de mensajes no obligatorios; ciertos avisos transaccionales seguirán siendo necesarios mientras exista un proceso activo.

La vinculación de Google Calendar o Microsoft Outlook autoriza el acceso estrictamente necesario para crear, consultar o actualizar eventos según los permisos otorgados. El usuario puede desconectar la integración. También aplican las condiciones del proveedor externo.

9. Licencia y propiedad intelectual

ASPIS concede una licencia limitada, revocable, no exclusiva e intransferible para usar Gabi durante la relación autorizada. ASPIS y sus licenciantes conservan derechos sobre software, interfaces, documentación, diseños, marcas, modelos, mejoras y componentes.

Está prohibido copiar o revender Gabi; realizar ingeniería inversa salvo derecho legal irrenunciable; eludir límites o controles; usar robots o extracción masiva no autorizada; entrenar productos competidores con contenidos de Gabi; introducir malware; probar vulnerabilidades sin permiso escrito; suplantar identidades; o acceder a datos de otra empresa.

10. Planes, pagos y contratación empresarial

Los precios, impuestos, usuarios, almacenamiento, duración, renovación, niveles de servicio y terminación se establecen en la oferta o contrato aplicable. La falta de pago puede causar suspensión previa notificación. Ninguna prueba gratuita implica continuidad indefinida ni transferencia de propiedad.

11. Disponibilidad, cambios y soporte

ASPIS aplicará esfuerzos razonables para mantener Gabi disponible y seguro, pero pueden existir mantenimientos, fallos de internet, proveedores o fuerza mayor. Podrá modificar funciones para mejorar seguridad, cumplir la ley o evolucionar el producto, evitando reducir materialmente servicios ya pagados sin solución contractual.

12. Servicios de terceros

Gabi puede depender de infraestructura, autenticación, almacenamiento, correo, WhatsApp, OCR, inteligencia artificial y calendarios provistos por terceros. Su funcionamiento está sujeto a disponibilidad y condiciones externas. ASPIS seleccionará proveedores y aplicará salvaguardas razonables, pero no controla redes o servicios ajenos.

13. Privacidad y cookies

El tratamiento se rige por la Política Integral de Tratamiento de Datos y la Política de Cookies, que forman parte de estos Términos. La empresa cliente puede ser Responsable y ASPIS Encargado. Rechazar cookies opcionales no impedirá funciones esenciales.

14. Suspensión y terminación

ASPIS podrá suspender acceso por riesgo de seguridad, incumplimiento grave, uso ilegal, requerimiento de autoridad o falta de pago. Cuando sea razonable permitirá subsanar. Al terminar, los datos se exportarán, conservarán o eliminarán conforme al contrato, la Política y las obligaciones legales; no existe derecho a conservar acceso indefinido.

15. Responsabilidad

Cada empresa responde por sus vacantes, instrucciones, decisiones laborales y legalidad de los datos cargados. Cada usuario responde por la exactitud y licitud de su contenido. ASPIS responde dentro de los límites legales y contractuales por la operación de Gabi, pero no garantiza que un candidato sea contratado, que una empresa encuentre personal ni que una salida automatizada sea infalible.

En la máxima medida permitida por la ley, ASPIS no responde por daños indirectos, pérdida de oportunidad, decisiones de terceros, información falsa del usuario, uso contrario a instrucciones o indisponibilidad atribuible a terceros o fuerza mayor. Las limitaciones no aplican a dolo, culpa grave, violación de derechos irrenunciables ni responsabilidades que legalmente no puedan limitarse. Para clientes empresariales, el límite económico será el pactado en el contrato aplicable.

16. Indemnidad

La empresa o usuario mantendrá indemne a ASPIS frente a reclamaciones de terceros derivadas de contenido ilícito, ausencia de autorizaciones, decisiones discriminatorias, uso no autorizado o incumplimiento imputable, sin afectar las responsabilidades propias de ASPIS.

17. Cambios, ley y controversias

Los cambios materiales serán informados antes de su aplicación y requerirán nueva aceptación cuando corresponda. Rige la ley colombiana. Las partes intentarán una solución directa; después podrán acudir a las autoridades o jueces competentes de Colombia. Nada limita derechos irrenunciables del consumidor ni la competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. Notificaciones y contacto

Las notificaciones operativas podrán enviarse a la cuenta registrada. Los usuarios podrán contactar a ASPIS Consulting Colombia S.A.S. en Carrera 46 No. 152-46, Local 210, Centro Comercial Mazurén, Bogotá D.C., Colombia, mediante el correo [email protected] o en el teléfono 311 564 0981. La persona responsable de atención es Sergio Camilo Díaz, Gerente.